制作お役立ち便利帳
発注に関するご質問

電子メールにデジタルファイルを添付して入稿することには、伝送速度が遅いことや、容量制限にひっかかりやすいことや、取り扱いの間違いが起きやすいこと、第3者に漏れやすいセキュリティ面や、不達やファイルの破損のような信頼性など、トラブルにつながりそうないろんな問題がありますので、デジタルファイルの高速で信頼のできる交換方法・サービスがいろいろ提供されています。それらを利用して入稿するのがオンライン入稿です。

殆どの場合はメールも含めてサーバーにアップロードしたものを別の場所でダウンロードするので、サーバにログインするIDやパスワードが必要になり、事前にメールなどで連絡をつけておいてからファイル転送を行います。
これには単純にAさんからBさんにファイルを送るだけの転送型から、もっと多くの人たちの間でファイルの閲覧・利用ができる共有型、また制作ワークフローに組み込まれた投稿型、新聞広告や雑誌広告のデジタル送稿専用サービスまでいろいろな方法がありますので、その中から目的に合わせて使い分けるのがよいでしょう。

転送型

古くからあるのは無料のFTPのようにファイル転送専門のサーバーを使うもので、サーバー側でアカウントや利用権限の設定が必要になります。FTP自身では暗号化はしていないので、必要ならばSSLなどと組み合わせて使います。

サーバー側の作業が不要なのが「宅ふぁいる便」のようにブラウザでWeb上の操作でできるものがあります。暗号化にも対応していて、有料サービスに加入していればアドレス帳、開封通知、ダウンロード通知、送信履歴などの管理ができて、常時使う上で便利です。

共有型

最近増えたのがクラウドのストレージサービスで、10GBくらいまでは無料のものが多くあります。これはスマホやタブレットでも写真・音楽・動画などの大きなファイルを扱えるので、それらとPCの間のやり取りによく使われますが、このクラウド上のフォルダを他のユーザにも閲覧可能にできますので、もっとも手軽にファイル共有できる手段となります。

GmailとシームレスにつながっているGoogleドライブ、ローカルのフォルダと同期するDropbox、またセキュリティを強化したもの、無料でも1TB使えるものなど多様なサービスがあります。ただし無料のサービスは突然利用できなくなったり有料サービスに移行を促されたりしますので、継続利用には注意が必要です。

投稿型

一般の人でもブログを書く方が多くいるように、ブラウザで扱えるWebの簡易編集システムを使って、そこにログインしてもらって文章や図版写真などの素材をアップロードしてもらう方法があります。この場合は単に入稿にとどまらず、その後の編集・校閲・校正といった作業も同様にログインして複数の人がWeb経由で協同作業を行えるので、ネットワークの上での制作ワークフローの一部になっているシステムともいえます。ここから自動でPDFファイルを作って印刷状態の確認をするような、制作時間の最短化を目指す利用法もあります。

広告のデジタル送稿もワークフローの一部で、最短期間で間違いなく仕事ができるように最適化させたものです。