制作お役立ち便利帳
データに関するご質問

入力・制作のコストダウンになり、納期は短縮され、Web など2次利用もでき、データベース化すれば以降の更新が容易になりますが、円滑な運用をするにはあらかじめいろいろなルールを決めておかなければなりません。事前にテストが必要で、開発期間のようなものを想定し、それでもなおメリットがあるようなトータルメリットを狙うことになります。

最初のデータは、必ずしもデータベースである必要はなく、パソコンのデータでも構いませんが、エクセルなどで項目を揃え記載方法を整え、以降の工程でなるべく一気に印刷物表現になるように準備します。
エクセルでもテキストやCSVフォーマットに変換できれば、制作システムに受け渡すことができます。
パソコンのデータであっても互換性のないアプリのネイティブフォーマットの場合は、一旦そのアプリで標準化されたデータにして前述の準備に入ります。自動組版は校正作業をなるべく前倒しして、最後の修正をしたあとで一気に出力する点が最も大きなメリットになりますので、日常で正しいデータ作りや慎重な校正をすることが楽な運用につながります。

データの準備ができると、印刷物の設計に入ります。仕上がりイメージを決めて、合理的な制作になるように、編集あるいは制作側と約束事を作っていきます。一般の紙のカタログと同等の設計が必要ですが、紙の場合は制作進行しながら決めていく要素があるのに対して、自動組版はシステム要件としてそれらを事前に洗い出しておくことが重要です。
紙面に必要な組版・レイアウトのクオリティ、スケジュール、校正・赤字の入れ方や送り方、などをあらかじめ決めておきます。

こういう準備が従来の仕事の流し方では決めかねる場合もあるでしょうが、新規に入ってくる原稿よりも再度流用される原稿の方が相当多い場合は、発注者側の業務改善として取り組んでもらて合理的なルール一旦決めれば、データベース化した運用に近づくことができるでしょう。