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校正に関するご質問

メールでの文字校正のやりとりは、MicrosoftWordを使っている場合は元文書ファイルに赤い文字で指摘や修正を指示することもできますが、ひとつの文書に複数の校正者が赤字を入れた場合には、赤字の入った個所を見比べてまとめあげるのに、一度プリントアウトをしなければならなくなるでしょう。
また使っているフォントが校正者のパソコンにない場合には、代替フォントで表示されて、改行位置や文字間のアキなど細かな差異がチェックできなくなるかもしれません。
例えば、紛らわしいものとして、以下のようなものがあります。

全角ハイフン　‐　Hyphen
ハイフンマイナス　-　Hyphen‑Minus（半角のマイナス）
改行不可のハイフン　‑　Non‑Breaking Hyphen
全角マイナス　−　Minus Sign
二分ダッシュ　–　En Dash

そのため、校正用にはMicrosoftOfficeからの書き出しには、ISO　19005-1に準拠（PDF／A）をオプションで指定して、フォントを全て埋め込みにします。

またPDFにすれば、AdobeAcrobat・AdobeReaderの共有レビュー機能を使って、校正の依頼や、戻ってきた校正をひとまとめにして見比べることもできるようになります。Adobeのサイトでは共有するのにサーバーを使う場合とメールを使う場合が書かれていますが、メールだけでも使うことができます。

参考：　Adobe 管理機能付きの PDF のレビューについて
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/using/preparing-pdf-review.html
https://blogs.adobe.com/creativestation/dtp-acrobat-pdf-kihon-04

仕組みは、元文書に校正指示を入れたあとでPDF保存する場合に、同時にデータファイル（.FDF）という注釈データ（校正指示）のみの軽いファイルを書き出すことができるので、校正戻しを受け取る側は、各校正者の（.FDF）を全部読み込んで、まとめて表示できるようになります。下図のAが校正者からのもの、Bが校正依頼者側の操作になります。

ただし、PDFによる校正作業は伝統的な赤字入れ（参考）の通りにはできないところがあるので、校正を依頼する側と校正者の側でPDF校正でのルールを確認しておく必要があります。

その例としては、テクニカルコミュニケーター協会によるPDF 電子校正ガイドラインがあります。

https://www.jtca.org/standardization/PDF_ProofingGuideline_3rd.pdf