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令和４年１月から電子取引については関係書類を紙保存ではなく電子保存するために電子帳簿保存法が決められようとしていましたが、2年間は紙の帳簿でも保存が認めらる猶予期間となりました。いずれにせよ電子取引の加速に伴い、従来さまざまな制約があった電子帳簿保存法は抜本的に緩和されました。

最近は、見積書、注文書、請求書、領収書のような取引書類をPDFとして作成し、電子メールの添付ファイルとして送受信するのが一般化しました。また、オンラインで購入する際も領収書や請求書をPDFファイルとしてダウンロードします。これらの書類はその後に監査・決算処理や税務などに必要な重要な証憑書類であり、法人税・所得税などの国税の徴収を行う立場から、国税庁は国税関係書類として指定し、取引に際して相手方から受け取った国税関係書類と相手方に渡した国税関係書類の写しの保存を法人税法で納税者に義務付けています。

国税関係書類のデジタル保存については、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（電子帳簿保存法）、また財務省令「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」で定められています。
電子帳簿保存法は第4条1項は、会計システムなどを使って自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成している「帳簿」について、第4条3項で書面をスキャンして電子化PDFファイルとしたときのデジタル保存と原本廃棄を認める（スキャナ保存といいます）条件について定めています。

電子帳簿保存法第10条では、取引用PDFファイルを書面にプリントアウトして保存するか、デジタル保存する際の条件を定めていて、以下１～４のいずれかの措置を行えば良いとされています。

1.デジタルファイルの受け渡し後、時間をおかずに記録事項にタイムスタンプを押し、さらに保存担当者またはその監督者の情報を確認できるようにする。
2.正当な理由なく訂正及び削除を防止する事務処理規定を設けて備え付け、規定に沿った運用を行う。
3.デジタルファイルの記録事項にタイムスタンプを付してから、取引情報の授受を行う。
4.デジタルファイルの記録事項について、訂正または削除を行ったばあいにこれらの事実及び内容を確認することができるコンピュータシステムまたは訂正もしくは削除を行うことができないコンピュータシステムを使用して、その取引情報の授受及びそのデジタルファイルの保存を行うこと。

改正前から緩和された点は、

1.タイムスタンプ付与期間（現行：３日以内）が、記録事項の入力期間（最長約２月以内）と同様になった。
2.データ検索要件が、取引等の年月日、取引金額及び取引先に限定するとともに、国税庁等の質問検査権に基づく情報開示に応じるなら複合検索機能がなくてもよいとなった。
3.売上高1000万円以下で、国税庁等の質問検査権に基づく求めに応じるなら検索要件は不要とする。

つまり、PDFなどでの保存に関して、データ管理さえちゃんとしていれば、特別なシステムがなくても、紙の書類を不要とできるといえるでしょう。これらに関した法令は今後も変更されることにご注意ください。

参考資料
電子帳簿保存法関係法令集
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/03.htm open_in_new

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm open_in_new