制作お役立ち便利帳
データに関するご質問

メールにファイルを添付して相手に送る方法が一番安直ですが、メールの利用には潜在的にセキュリティ上の問題がいくつかあります。
１．メールは悪意のある者が侵入しやすい
２．ファイルのウイルスチェックが弱い
そのためにメール上でいくらセキュリティの工夫を凝らしても、操作が面倒になるだけで、セキュリティ上のリスクを減らすことにはなりません。

例えば、送信するファイルを「パスワード付きzip」にしてメール添付し、別のメールで「パスワード」を送信する「PPAP」という方法がありましたが、メールに侵入されてしまうとパスワードも知られてしまいます。

またメールは、相手からのメールにCCアドレスが付いていて関係ない相手にもファイルを送ってしまうとか、宛名を間違えてしまうリスクもあります。
PPAPの場合は、パスワード付zipでは受信者のパソコンでのウイルスチェックができない可能性があります。一方でハッカーにとってはzipパスワードを解くことはそれほど難しくありません。zipはオフラインで扱えるので何度でも試行錯誤できるからです。

しかも取扱い上はzip化とか2回のメールなどの余計な手間がかかってしまいます。メールには添付ファイルの容量制限があり、これはそれぞれのメールシステム・サービスによって異なり、相手が受け取れない可能性もあります。例えばgmail 添付ファイル容量は最大25MBしかありません。それ以上の場合に自動的にGoogle ドライブのリンクがメール内に追加されますが、相手がGoogleアカウントをもっていないと不都合です。

日本政府も2020年からPPAP廃止に動き、ファイル授受は容量制限が少なく高速なクラウドの活用をすすめています。クラウドというのはサーバーと同義で、もともとセキュリティ上の仕掛けが何重にもあり、ハッキングされにくい環境といえます。
クラウド型のファイル転送サービスでは、ファイルストレージのURLや暗号を双方で共有し、法人向けではダウンロードの回数制限、期間制限、アクセス制限など権限・承認・誤送信防止・暗号化・ログ管理などいろいろな工夫がされてセキュリティを保つようにしています。

また個人でも利用できる簡易版の無料のファイル転送サービスもあり、送信（転送）できるファイルサイズに上限があります。
例：Dropbox：2GB、Googleドライブ：15GB、GigaFile便：1ファイル75GB
しかし簡易転送サービスにはデータの暗号化やウイルスチェックが甘い場合もありますので、あらかじめ会社のポリシーとして、安全に使えるサービス利用をルール化しておくのがよいでしょう。