制作お役立ち便利帳
データに関するご質問

官公庁や業界団体などに提出する書類で、受け取った側がデータベースに再入力しなければならないとか、コンピュータで文書管理を行わなければならないことが増えています。これは膨大な量の文書情報を効率的に扱わなければならないからで、従来の紙の文書管理では業務の対応が追い付かないからです。
そこで申請書類等を電子的に行ってもらうために入力フォームとなる書式を官公庁が作成して、申請者はそれを入手して文書作成して提出する電子申請が行われるようになっています。しかし文書の提出後の審査に伴ってさまざまな指摘や修正が行われるので、入力の部分だけの電子化やオンラインでの提出だけをシステム化しても、全体の効率化には結びつきません。

そこで人が読んだり改訂できる文書でありながら、コンピュータが必要なところを抜き出して処理できるSGMLあるいはXMLの記法に基づいた文書の作成が義務付けられる分野が増えてきました。企業内文書や学術文書でも応用が広がりつつあります。

これらは既存の文書と同等な体裁や記述の自由さをもちながら、伝票のように決められた必要項目についてはコンピュータの機械処理ができるように、あるルールに沿った作り方をしなければならないもので、その規則をDTD（Document Type Definition： 文書型定義）と呼び、申請先に用意されています。

SGMLあるいはXML文書の作成は、Wordなどで作られた文書をそのDTDに整合するタグ規則にすることで、同時にそのXML文書が与えられたDTDを満たしているかどうかを検証することも行います。
こういった作業を依頼できるのは、文書の外部のDTDのタグ規則を理解し、XML化や検証作業に必要なプログラム・ツールを揃えているところになります。