制作お役立ち便利帳
発注に関するご質問

MicosoftOfficeで作成されたドキュメントが完成していて校正済みであるから、それに手を加えないで印刷したい場合と、作成されたドキュメントの一部分を印刷原稿に使いたい場合とがありますので、分けて説明します。

1. そのまま印刷する場合　

出力環境がWindowsであっても、最初にMicrosoft Officeで制作したところにあるフォントが、ファイルを受け取って出力するところに無かった場合は、出力段階で代替フォントが使われてしまうために、組版レイアウトのズレが生じ行数やページ数も変わってしまう場合があります。その場合にはもう一度校正が必要になってしまいます。

これを避けるにはMicrosoft Officeで制作した段階でPDF化し、フォントも埋め込みをしてもらってから受け取ると、他のPDFと同様に扱えます。ただし、出力に使われるRIPによっては文字のズレなどがある場合もありますので、ぶっつけ本番ではなく、確認のための校正とか、あるいは事前に同様のファイルで出力テストをしておくことが重要でしょう。

2. 入稿原稿としての場合　

Excelはデータベース的な使い方と、レイアウトツールとしての使い方があります。前者はExcel中のデータだけを利用したい場合で、名簿や数表を表組に多く使われ、Excelからカンマ区切りのCSV形式でファイルを取り出して受け取るのが一般的です。CSV形式はExcelのバージョンがいずれであっても同じなので、よく使われます。受け取った後にデータベース処理とか表組処理をしますが、データ中に余計なカンマが含まれていると項目のズレが発生しますので、受け取ったあとに一度Excel上で開いて区切り正しさを確認してもらうのがよいでしょう。

一方紙面に自由にレイアウトする目的でExcelを使う場合には、受け取った側のExcel のバージョンが異なると正確に再現されるとは限りませんので、作成した側で1ページをPDF化して使ってもらうのがよいでしょう。

Word、PowerPointの場合も似たことが言え、Wordを文字原稿としてだけ使うならテキストファイルで取り出すのがバージョンの影響を受けないので一般的に行われます。Wordに貼られた図・写真や表がそのまま必要なら、該当ページをPDF化して使うか、受け取った側がWordファイルを読み込んで加工することができるアプリケーションソフトを使って処理してもらうことになります。

PowerPointを図として使いたい場合は、PowerPoint出力時にファイル形式をJPEGに選択すれば、通常の図版と同じものになります。