制作お役立ち便利帳
発注に関するご質問

図表を多く含む文書の場合には、Microsoft Word ではページ区切りの関係で次ページに図表が追い出されるので、紙面に無駄な空白が出来てしまったり、ちょっとした文字やフォントの修正でも文書全体ページ数が変化してしまって、一定のページ数に仕上げようとしてもいつまでもレイアウトが完成しない場合があります。
また一旦出来上がった文書を他のパソコン・プリンタで出力すると、どこかのページの図表が追い出されて全体のページ数が変わってしまうこともあります。

これはWordが本来は文書編集をするためのソフト（コンテンツ優先）であって、レイアウトやページ数は出力する（画面でもプリントでも）時点で自動的に決まるようになっているからです。このようになっているので、いつでも文字の修正が容易にできるのです。Web画面では文字と図表は芋ズル式に連なっているのと同様です。

しかし印刷製本の都合で全体を32ページに納めたいような場合は冒頭のようなことが起こって不便な場合があります。そういった場合は先割（レイアウト優先）方式のDTPソフトを使って文書を編集し直し、各ページごとに文字や図表の位置サイズをコントロールすることで、多少の修正・赤字直しが発生しても全体のページ数やレイアウトが崩れないようにできます。

既に作成済のWord文書でも Adobe InDesign のようなDTPソフトに読み込んで、レイアウト優先の文書に変えることができます。Wordの機能を使って作成された目次・索引・注なども自動的にInDesignに引き継ぐことはできますが、場合によっては制約があります。Wordは機能が豊富で、Word上で文書の見出しなどの「スタイル」を決めていたり、箇条書きにしたり、文字を装飾したり表を作成したりできますが、それらを引き継ぐのか、作り直すのかなどの指示を、InDesignで読み込むときに行います。

しかしWord上でフォントを太字にしたり斜体にするなど加工しているものは、InDesignでは加工せずに太めのフォントに置き換えるとかイタリックのフォントに置き換えるなどになりますので、全くWordと同じ表現にはなりません。
またWordで入力時点で入れたクオーテーションマークはDTPでは二重引用符にするようなことも半自動でできますが、余計な空白や記号の適切な扱いなどをInDesign上でチェックして修正作業する必要も出てきます。

Word文書のDTP化は、どの程度の作業量になるかはやってみないとわからない面もあり、最初にテストしてから作業方法を決めるのが良いでしょう。また変換・再編集の後にも校正は必要になると考えるべきでしょう。

Wordの古いバージョンやWord以外のワープロソフトで作成された文書も、リッチテキスト（RTF）形式ならDTPで読み込んで再編集することができます。