プロのものづくり集
学術大会ソリューション

学術大会の準備から開催までトータルにサポート

毎日全国各地のどこかで学術大会は開催されています。開催に当たっては、大会準備に関するものから当日の資料や抄録集など多種多様な印刷物、Webサイトの開設など、さまざまな媒体が必要になってきます。そんな学術大会で使用される抄録集はじめ印刷物は、制作ノウハウを持ち合わせていないと、お客様に的確なものをサービスしたり印刷物を作成したりするのは困難です。どこの印刷会社でも扱えるものではありません。通常の印刷物と違って、独特のルール、特別な決まり事が多いからです。そして、大会主催者様と連携して全体をサポートできる体制を構築していないといけません。大会主催者様は、通常は公的研究教育情報ネットワーク「UMIN」に、大会開催の情報を提示します。その後、学術大会の企画・運営専門会社のPCO(Professional Congress Organizer)を通じて印刷会社等に発注されるのが、一般的な流れになります。印刷物で要望が多いのが、抄録集の制作になります。UMINデータの取扱うケースが一般的で、独自のオンライン演題登録システムによって自動組版で制作するのが効率的です。

学術大会ソリューションで求められる主な制作物

抄録集
大会ポスター
カタログ、チラシ
大会Webサイトの制作および更新・管理
演題登録システムの提供･管理
UMINの管理･データ処理
大会参加登録システムの提供・管理
オンライン抄録閲覧システムの提供
電子ブック（タブレット端末／スマホ対応）
映像コンテンツの企画･制作
システム開発／データ管理

抄録集はじめ大会の演題を統合管理します

最初に、お客様と綿密な打ち合わせをして、前大会の情報を収集し、大会運営に必要な制作物を洗い出すことからスタートします。制作物が決まりましたら、お客様と共に全体のスケジュールを立てていきます。印刷会社は印刷物を作ることに関しては専門家ですから、効率的にスムーズに制作するためのノウハウを持っていますし、低コストで制作できる提案やアドバイスもできます。
当初必要な印刷物としては、「趣意書」「告知案内・チラシ」「封筒・レターヘッド」等を制作することになります。昨今はWebサイトを使った案内やPR、運営が一般化しつつありますから、大会用のWebサイトの設計・制作も必要です。独自ドメインの取得から、デザイン作成、運用まで全てに対応します。大会を告知するポスターの制作も不可欠です。通常は専任スタッフがセットアップし、短期間でサービスを開始します。登録演題数には最少・最大の制限はなく、大規模な学会から小規模な学会まで対応しています。演題は自動組版によって、リアルタイムにレイアウトを確認することができるのが特徴で、組み上がったデータは印刷・製本までスムーズに進めていきます。大会主催者様にとって手間が掛かる仕事の1つとして大会参加者の受付管理ではないでしょうか。そこで事前参加登録を行いトータル管理できるシステムも構築しています。